Il Comune di Pordenone - Progetto Giovani - organizza all’interno del XI Progetto Meeting, una giornata di formazione per docenti operatori ed alunni delle Scuole secondarie di secondo grado coinvolti:
“TI RACCONTO LA MIA SALUTE”
con l’intervento di
conduttori dott. Maurizio Busacca
e Conte Luisa
Lunedì 15 Ottobre 2012,
dalle ore 09.00 alle ore 14.30,
DEPOSITO GIORDANI
Via Prasecco, 13 - 33170 Pordenone
Generale
La presente Nota Organizzativa riguarda l’insieme degli aspetti pratici e organizzativi per la conduzione dell’ Open Space Technology, proposto per il giorno 15 ottobre 2012.
E’ divisa nelle seguenti sezioni:
1. Tema e programma di lavoro
2. Preparazione dell’evento
3. Allestimento sale
4. Staff del Comune e di supporto
5. Allestimenti, materiali ed attrezzature
6. Glossario dell’Open Space
1. Tema e programma di lavoro
Il tema generale del XI Progetto Meeting è: “TI RACCONTO LA MIA SALUTE”
Alcuni spunti per trattare la tematica ed individuare insieme il Titolo definitivo: Il tema è un elemento importante dell’Open Space, in quanto determina il punto di partenza della discussione collettiva.
L’incontro di brainstorming dovrebbe durare minimo 1,5 ora.
Programma: Il seguente programma di lavoro è indicativo e aiuta a comprendere la dinamica della giornata di workshop tramite l’Open Space.
ore 08.45: benvenuto
ore 9.00: apertura dei lavori (sessione plenaria) condotta da Maurizio Busacca
“regole del gioco” // 5 minuti
Perché serve mantenersi in salute?
C’è una relazione tra salute e benessere!?
Come io mi vedo e come mi vedono gli altri?
Come gli altri si vedono e come li vediamo noi? Ecc.
Dove e con chi mi sento bene? (scuola, famiglia, tempo libero, altro)
I media e gli stili di vita?
Le mie domande sulla salute ed i social-network!?
Penso di avere il controllo della mia salute?
I Ragazzi ed i proprio stile di vita ( // 5 minuti
Input agli studenti per la scelta dei temi dei focus
AGENDA DEI LAVORI
Due parole chiave: salute, percezione, benessere, disagio unità mente corpo, social network
Tre blocchi di lavoro (per ognuno dei quali i ragazzi possono proporre un tema di loro interesse legato )
Io oggi, io domani?
Io e gli altri
Noi ed i media
ore 10.15: Sessione dei lavori di gruppo
ore 11.30: pausa caffè –
ore 11.40: ripresa sessione per elaborazione report
ore 12.30: pausa pranzo (al sacco con scelte critiche)
ore 13.30: discussione plenaria e chiusura dei lavori
ore 14.40: partenza in corriera
La giornata si apre con un saluto di benvenuto per accogliere i partecipanti.
Alle ore 9.00 in plenaria si spiegano le “regole del gioco”.
A seguito, le/gli stessi partecipanti alla plenaria propongono gli argomenti da discutere nelle sessioni di gruppo e si costruisce l’agenda di lavoro della giornata.
Sulla base delle proposte raccolte si organizzano i gruppi di lavoro (tra i 8-10 gruppi in ciascuna sessione). Ciascun gruppo si riunisce in uno spazio appositamente predisposto e discute l’argomento proposto. Il confronto si sviluppa autonomamente nei singoli gruppi, in un’unica sessione di lavoro.
Il momento della pausa caffè è compresso in 15 minuti, ma ciò risulta perfettamente organico con lo svolgimento dell’evento che è strutturato in modo tale da permettere a ciascun/a partecipante di prendere una pausa in qualsiasi momento.
I lavori si chiudono con una riflessione finale in plenaria sui lavori.
2. Preparazione dell’evento
Sopralluogo dei responsabili dell’OST a Pordenone per identificare lo spazio adeguato a contenere 120 partecipanti.
Incontro con i responsabili del Progetto Meeting, comprensivo di brainstorming per la definizione del titolo dell’OST.
Preparazione dello spazio (da parte del Comune).
Organizzazione della pausa caffè e delle attrezzature informatiche (Comune).
Realizzazione un volantino esplicativo da distribuire ai partecipanti sia a mezzo posta elettronica prima della convention che su supporto cartaceo che verrà distribuito durante il primo incontro del Tavolo di Lavoro, per facilitare la comprensione dell’OST.
3. Spazi e sale
Generale: La location deve essere funzionale dal punto di vista della logistica ed offrire spazi adeguati al numero delle/i partecipanti. Gli spazi di cui necessita l’OST sono di 4 diverse tipologie: una sala per la plenaria, spazi per i gruppi di lavoro, spazi per la pausa caffè, e spazi per le attrezzature informatiche.
La location deve comprendere una sala per la plenaria dove le 120 persone previste possano accomodarsi in cerchio, lasciando libero il centro. Inoltre la location deve avere sufficienti spazi per il lavoro di ca. 8-10 gruppi di lavoro: questi spazi possono essere altre salette adiacenti, corridoi larghi, e in parte la sala plenaria. Considerando i gruppi formati da 10 -15 persone ciascuno, si possono anche prevedere due gruppi in ogni altra sala adiacente.
Occorrono poi spazi comuni per la pausa caffè, possibilmente nella sala della plenaria.
Gli spazi summenzionati hanno la possibilità di essere suddivisi con schermature ed anche di appendere la segnaletica occorrente per lo svolgimento dell’OST: cartelloni, manifesti, proposte di gruppi di lavoro, report dei gruppi e segnaletiche varie utili dato il numero delle persone partecipanti (si veda elenco attrezzature).
Allestimento spazi: Ciascuna sala sarà così allestita:
Plenaria: La sala è predisposta con:
tre cerchi concentrici di sedute, aperti su più lati.
3-4 pannelli – paraventi
1 tavolo che ospita la segreteria dell’OST
Gruppi: Vengono allestite sale contigue alla sala plenaria. Ogni sala viene allestita con:
8-10 sedie
materiale di cancelleria varia
Tempi di allestimento
I tempi di allestimento dello spazio sono stimabili in circa 3 ore. Si deve ricordare che ci sono anche le attrezzature informatiche che vanno montate in rete e che possono richiedere tempi ulteriori. Per questo si ritiene fondamentale iniziare l’allestimento dello spazio il giorno 07/12.
4. Staff del Comune e di supporto
Si elencano le figure di supporto occorrenti alla gestione dell’Open Space che sono coperte da personale messo a disposizione dal Comune. 1 operatore per video e foto 2 persone che si occupino della gestione degli spazi. Per spiegare e definire chi fa cosa le persone che ricoprono i ruoli descritti partecipano in precedenza ad una breve riunione organizzativa del team che gestisce l’Open Space. Collaborano inoltre il giorno 07 all’allestimento della sala.
5. Allestimenti, materiali ed attrezzature
Premessa
Gli aspetti organizzativi sono molto importanti per il buon risultato dell’Open Space. La seguente lista di supporti all’allestimento, materiali ed attrezzature è stata redatta con l’idea di curare al meglio gli aspetti organizzativi del seminario su un numero di partecipanti attesi di 100 persone. In alcuni casi proponiamo alcune marche specifiche da noi normalmente utilizzate che riteniamo idonee alle necessità dell'evento.
Supporti d'allestimento
Tavoli: oltre a quelli già elencati per coffee break, sala stampa e segreteria, occorrono altri 4/5 tavoli 170 x 120cm ca. per le attrezzature informatiche.
Sedie:
per la sala plenaria sono possibili due soluzioni alternative:
n. 110 sedie tipo stretto
n. 50 sedie tipo stretto per le stanze per i gruppi di lavoro:
n. 1 lavagne a fogli mobili
n. 3 tavolini bassi per centro cerchio
Cestini per i rifiuti
Attrezzature informatiche
n. 4 pc portati e uno collegato a videoproiettore
Amplificazione per sala plenaria con almeno due microfoni senza fili
Macchina fotografica digitale
video camera digitale (opzionale)
Nota bene: la produzione dell’Instant Report o Report prevede che i singoli report elaborati nei gruppi di lavoro siano a fine sessione immediatamente scritti a computer e consegnati ai referenti dell’Ost per la proiezione su schermo.
6. Glossario
Plenaria: è l’assemblea che comprende tutti i/le partecipanti. Sono previste nella presente proposta 100 persone partecipanti, includendo giovani, insegnati, educatori, amministratori, esperti.
Sessione: sono i periodi di 1 ora per il dialogo nei gruppi di lavoro. Ogni sessione comprende dai 8-10 gruppi di lavoro che discutono i temi proposti nei diversi spazi predisposti, in contemporanea.Gruppi di lavoro: sono le/i partecipanti riuniti in piccoli gruppi per discutere i temi da loro proposti. Possono variare in dimensione da minimo 1 persona (in questo caso la/il proponente di un tema) fino a un massimo di 10 persone. L’ideale per l’Open Space è di lavorare in gruppi di 10-15 persone, in modo da permettere a tutti/e di intervenire sui temi discussi. Si svolgono nei diversi spazi predisposti per loro.
Temi: sono i temi di discussione e dialogo proposti durante la prima plenaria all’inizio dell’OST e che vengono svolti dalle/i partecipanti nei gruppi di lavoro. Di media durante l’Open Space si hanno dai 10 ai 15 temi proposti ogni 100 partecipanti. Per il Progetto Meeting ricalca quindi proprio tale esempio e ciò significa quindi altrettanti gruppi di lavoro e altrettanti report. Se l’Open Space dura un solo giorno si tende naturalmente ad avere meno temi proposti. Se l’Open Space dura due giornate, si tende non solo ad avere più proposte il primo giorno, ma anche ad aggiungere e/o convergere i temi alla fine della prima o all’inizio della seconda giornata.
Report: durante i gruppi di lavoro si definisce un responsabile (normalmente chi propone il tema) che ha il compito di compilare la scheda del report, che consiste nello scrivere il titolo del tema proposto, l’elenco delle/i partecipanti ed una breve sintesi del dialogo e discussione sul tema. Questi report manuali vanno poi inseriti a computer. In genere questo lavoro viene svolto da uno dei partecipanti al gruppo di lavoro oppure da staff di supporto segreteria. Tutti i report prodotti nei singoli gruppi vengono poi raccolti nell’Instant Report che va a formare il Report finale che viene consegnato via mail a tutti i partecipanti alla fine del meeting. Da questa descrizione si può capire che il Report finale è un documento corposo composto di almeno tante relazioni per quanti sono i gruppi di lavoro.
